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Tipps rund um den PC

Visitenkarten erstellen

Die folgende Beschreibung basiert auf auf der Version »Word für Windows 95« (Word 7). Die Vorgehensweise in den folgenden Programmversionen unterscheidet sich jedoch nicht inhaltlich.

Wenn der Familienhaushalt den Kauf eines PC und vielleicht auch den eines flotten Druckers, natürlich Farbdruckers, zugelassen hat, sollte dies dem Verwandten- und Bekanntenkreis nicht verborgen bleiben. Man ist ja schließlich ein Stück mehr ein moderner Mensch geworden. Natürlich ist die Korrespondenz nun vom Feinsten gedruckt. Aber ein schickes Visitenkärtchen wäre das I-Tüpfelchen, selbstverständlich in Farbe, ansonsten ist ja kein Unterschied zu denen aus dem Automaten zu erkennen.

Dass solch kleine Kärtchen nicht gedruckt werden können, verrät spätestens ein Blick in das Handbuch zum Drucker (Mindestmaße!). Dieses Problem haben einige freundliche Herstellen von Bürobedarf schon längst erkannt. Visitenkarten gibt es für PC-Drucker auf Kartonbogen der Größe A4 mit Mikroperforation, z.B. Zweckform Nr. 32037 oder auch ohne Mikroperforation gestanzt auf Trägern mit dem Format A4 (LaserWare: Business Visitenkarten).

Wer sein Geld gerne zum Fenster herauswirft oder wem ein paar gesparte Handgriffe in Winword bis zu 100 DM Wert sind, der kann auch gleich die Drucksoftware dazu kaufen und braucht die folgende Beschreibung nicht zu lesen.

Die folgende Anleitung beschreibt am Beispiel von Visitenkarten, Zweckform 32037, welche Einstellungen in Winword für den Druck notwendig sind.

Aus dem Menü Extras den Punkt Umschläge und Etiketten ... auswählen.
Registerkarte Etiketten anwählen.

Abbildung 1

Schaltfläche Optionen ... anklicken.
In dem folgenden Dialogfeld kann die Etikettenmarke und die Bestellnummer ausgewählt werden. Damit entfällt Punkt 4. Wenn die benötigte Etikettenmarke bzw. die Bestellnummer nicht dabei ist, können die Maße auch manuell eingeben werden.
In diesem Fall ist wie folgt vorzugehen: Innerhalb des Listenfeldes Bestellnummer "Laserdrucker (benutzerdefiniert)" - auch dann, wenn auf einem Tintendrucker gedruckt wird - auswählen und die Schaltfläche Details... anklicken

Abbildung 2

Jetzt öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die Maße des Vordruckes mit den Etiketten manuell eingegeben werden können (hier im Beispiel Visitenkarten von Zweckform Nr. 32037). Während der Eingabe in den Textfeldern verändert sich sofort die Vorschau entsprechend. Die Werte können mit den Pfeilen neben den Textfeldern oder durch direkte Eingabe verändert werden, dazu ist der Cursor mit der Maus in das jeweilige Feld zu setzen. Die Felder können auch mit der Taste Tab angewählt werden.

Abbildung 3

Die eingegebenen Maße mit der Schaltfläche OK bestätigen.
Jetzt geht es zunächst ins Dialogfeld Etiketten einrichten zurück (Abb. 2). Hier ist die Schaltfläche OK anzuklicken.
Schließlich sind wir wieder im ersten Dialogfeld Umschläge und Etiketten (Abb. 1).

Hier werden jetzt im Textfeld Adresse: die Angaben, mit denen die Adreßetiketten/Visitenkarten versehen werden sollen, eingegeben. Sollen die Eintragungen formatiert werden, müssen diese markiert und mit der rechten Maustaste angeklickt werden. In dem folgenden Kontextmenü wird über die Auswahl Zeichen das Dialogfeld zum Formatieren geöffnet.

Im Eingabefeld Drucken ist standardmäßig Eine Seite desselben Etiketts aktiviert. Über die Anwahl der Alternative kann jedoch auch festgelegt werden, dass nur ein bestimmtes Etikett beschriftet wird.
Die Schaltfläche Drucken bewirkt den Ausdruck.

Zu empfehlen ist aber grundsätzlich die Schaltfläche Neues Dokument. In diesem Fall kann man sich allerdings die vorherige Formatierung sparen, weil die Einträge, wie bei jedem neuen Dokument, mit den Standardangaben formatiert werden. Über Neues Dokument wird das Ergebnis der Eingaben zunächst in ein neues Dokument ausgegeben. Hier kann man sich erst einmal das Ergebnis in Ruhe ansehen, die Einträge ändern, ggf. Abstände einfügen usw.

Nach einem Probedruck stellt man mitunter auch fest, dass der gesamte Eintrag nicht wie gewünscht auf dem Etikett/der Visitenkarte angeordnet ist. Auf dem neuen Dokument kann man dann z.B. die Seitenränder (Randsteller oben auf dem Zeilenlineal) verändern. Damit die Änderung der Seitenränder für alle Etiketten wirksam wird, muß das gesamte Dokument markiert werden, am einfachsten mit [STRG]+[A].

Sollen die Einträge aller oder mehrerer Etiketten verändert werden, ändert man zunächst nur ein Etikett und kopiert den Inhalt in weitere Zellen. Noch einfacher: Automatische Änderung aller Etiketten/Visitenkarten durch Verwendung von Feldern

Nun viel Spaß beim Probieren.