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Automatische Änderung aller Etiketten/Visitenkarten durch Verwendung von Feldern

Die folgende Beschreibung basiert auf auf der Version »Word für Windows 95« (Word 7). Die Vorgehensweise in den folgenden Programmversionen unterscheidet sich jedoch nicht inhaltlich.

Insbesondere dann, wenn von einem Etikett oder einer Visitenkarten sehr viele Exemplare mit gleichem Inhalt auf einem Bogen gedruckt werden sollen, ist das Kopieren doch etwas lästig. So geht es automatisch:

Das Ziel unserer Vereinfachung wird darin bestehen, daß nur noch in einer Zelle der Inhalt des Etiketts oder der Visitenkarte einmal eingegeben wird und automatisch in allen anderen Zellen der gleiche Inhalt erscheint. Eine Möglichkeit hierfür bietet die Feldfunktion Ref.

Diese Funktion fügt den Text oder die Grafik ein, der bzw. die durch die angegebene Textmarke festgelegt ist. Eine ausführliche Beschreibung enthält die Online-Hilfe zu Winword (einfach Ref als Suchbegriff eingeben).

So sollte es funktionieren:

Zunächst ist in einer Zelle des Etikettenbogens der Inhalt einzugeben, der später in allen Zellen erscheinen soll (Text/Grafik).
Anschließend werden alle eingegebenen Text- und Grafikelemente markiert.
Im Menü Bearbeiten ist jetzt der Punkt Textmarke... auszuwählen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Textmarke. Hier wird der Textmarke ein beliebiger Name gegeben; z.B. "Etikettentext". Der Name der Textmarke ist durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen zu bestätigen.

Damit wäre der erste Teil erledigt.
In einer noch unbeschrifteten Zelle wird jetzt wie folgt ein Feld mit der Feldfunktion Ref eingefügt:

Im Menü Einfügen den Punkt Feld ... anwählen. Es öffnet sich das Dialogfeld Feld:

Hier die Kategorie Verknüpfungen und Verweise und den Feldnamen Ref auswählen. Im Textfeld Feldfunktionen: ist hinter dem automatisch eingetragenen Feldnamen REF noch der Name der Textmarke zu ergänzen; hier als Beispiel gewählt: "Etikettentext".
Mit der Schaltfläche OK die Angaben bestätigen.

Nach der Bestätigung erscheint sofort der Inhalt der Textmarke in der neuen Zelle. Um das gleiche für die übrigen Zellen zu erreichen, muss diese Prozedur natürlich nicht erneut ausgeführt werden. Am einfachsten ist es, die Zelle mit der Feldfunktion Ref zu kopieren und in alle Zellen einzufügen, die den gleichen Inhalt haben sollen.
Fortan brauchen Änderungen nur noch in die erste Zelle eingegeben zu werden, in der der Inhalt der Textmarke geschrieben wurde. Dadurch wird der Inhalt der Textmarke geändert. In den übrigen Zellen, die mittels der Feldfunktion Ref den Inhalt der Textmarke anzeigen, wird also der geänderte Text ebenfalls angezeigt. Die Zellen mit der Feldfunktion Ref sind quasi mit der "Mutterzelle" verknüpft.

Wichtige Hinweise zur Arbeit mit Feldern:

Wenn ein Feld angeklickt wird, wird sofort der gesamte Feldbereich markiert (grau hinterlegt). Die Inhalte von Feldern können nicht wie üblich editiert werden.
Die Feldfunktionen können sichtbar gemacht werden. Mit der Tastenkombination Shift + F9 kann zwischen der Ansicht der Feldfunktion und der Feldergebnisse umgeschaltet werden; probieren Sie es aus! In dieser Ansicht können Sie auch direkt die Feldfunktionen editieren.
Änderungen von Feldinhalten werden nicht permanent und sofort bewirkt! Erst durch Betätigen der Taste F9 wird die Aktualisierung aller markierten Felder initialisiert.